Point 6 汇报工作时要尽量简练

04-13Ctrl+D 收藏本站

关灯 直达底部

在企业管理过程中,员工或下属向老板汇报工作,是常见的业务交往程序。特别是对那些经常要与老板打交道的员工或下属来说更是如此。我认为,向老板汇报工作,不需要太深入、太频繁,但是一定要抓住重点,在实事求是中又注重必要的技巧。恰到好处的工作汇报,不但能让上司对你的工作能力及工作态度产生正面评价,另外还能切实有效地帮助你推进工作,达到目标。

可是,在职场生活中,为什么同样的一件事情,有人去向老板汇报的时候,他的反应是“这种小事情你不需要跟我啰唆,自己去做就行了”,而轮到另外一个人则是:“很好,这样的细节都能关注得到,想得很细致!”如果有什么事情没有办好,有人因为事先没汇报会被老板骂个狗血淋头:“为什么不请示?自作主张,后果你自己承担!”而换成另外一个人就会变成:“好,就先按照你的想法来试试看吧!”当你遇到这样的事情,请先别抱怨老板偏心,先要检讨你自己汇报工作的技巧是否过硬。

由此看来,找领导汇报工作也要注意技巧。在汇报的内容方面要汇报领导所关心的工作。领导的时间是有限的,许多你能力范围内可以处理的陈芝麻烂谷子、程序既定的工作,处理了就处理了。事无巨细,统统汇报,也有邀功之嫌。

所以,无论是做口头汇报,还是做书面汇报,你都必须注意删繁就简的问题。也就是要把一切不必要的话语从汇报中予以删除。因为它不仅是技巧,而且是原则。

通常状况下老板很忙,他没有时间,也没有兴趣事无巨细地听你说整件事情的来龙去脉。比方说你负责文书处理,那么没必要告诉老板,文件目前没打出来是因为墨盒用完了,你得换了新的才能打印,新墨盒没换上是因为采购部比较了性价比之后决定换一个新的牌子,但是买来才发现和旧的牌子相比打印效果不好......你只要告诉他结果:打印的文件在几分钟之内能送到他手里就可以了。

在具体操作上,我们可以这样进行:假如你要以书面的形式向老板汇报工作,那么,你就应该把文章尽量写得简练一些,千万别担心才写了一页纸,老板会不会说我太没才了。按照鲁迅的说法:“写完后至少看两遍,竭力将可有可无的字、句、段删去,毫不可惜。宁可将可写小说的材料缩成速写,决不将速写材料拉成小说。”

假如你是以口头语言形式向老板汇报工作,则必须注意掌握老板问什么答什么的原则和策略,不做无谓的拓展和借题发挥。比如,老板只问到事情的结果,你就只叙述结果,而不要涉及事情的过程。因为,老板可能对事情的过程不感兴趣。事实证明,对别人不感兴趣的问题,滥加描述,只会招致反感。

其实,例行性的工作汇报也许还好说,工作遭遇困难的时候如何汇报,才真的是让人头疼。当你遇到问题时永远要带着建议去找老板。有理有据地找出事实背后的本质问题,得出结论,形成决策意见,供领导选择——这才是一次完整的汇报。

让我们从谍战大戏《潜伏》中偷师一二。

许团长盗卖军需物资,并且打了保密局的行动队队长李涯——而李涯是保密局天津站站长吴敬中的手下。吴敬中为了在于地方势力的博弈中占到上风,打定主意要把许团长送到南京法办。如果到了南京,许团长可能性命难保;于是许团长不惜重金贿赂吴敬中,委托余则成从中撮合。

这件事情,余则成办得非常漂亮!从事后吴敬中的得意神态中,我们就能看出这一点。余则成是怎么做的呢?

他提前想到了老板可能会担心哪些问题:其一,庞蒂克车虽好,但是太招摇,会带来不必要的麻烦;其二,拿钱放人,要有个说法;其三,交易过程是否安全。余则成为这些问题都想好了解决办法:把车换成美元;放人的理由是许团长曾经立过战功;通过黑道上的人收钱,如果出了事,也有人做替死鬼。整个汇报结束之后,吴站长很舒坦地笑道:既然你都想清楚了,就按你说的办。

这就是汇报工作的目标——让老板说:既然你想得这么清楚,就按你说的办。此外,人总是更喜欢做选择题而不是填空题。因此,在向领导汇报工作时要多准备几套方案,阐明各个方案的利弊,帮助上司形成决议。

情景训练:向上司汇报工作之前要在下面做好功课。